Rekisteriseloste

1. Rekisterinpitäjä ja yhteyshenkilö
Rekisterinpitäjä: Terveydenhuollon Sihteerit ry
Puhelin: 050 363 1231
Sähköposti: puheenjohtaja@terveydenhuollonsihteerit.fi

2. Rekisteröidyt
Rekisterissä käsitellään yhdistyksen jäsenten ja sen entisten jäsenten henkilötietoja.

3. Henkilötietojen käsittelyn peruste ja käyttötarkoitus
Rekisterin käyttötarkoituksena on rekisteröityjen henkilötietojen ajantasainen hallinta jäsenyyden aikana, sen ylläpito ja kehittäminen. Rekisteri toimii yhdistyslain tarkoittamana jäsenluettelona. Rekisteriä käytetään viestintään, jäsenmaksuseurantaan. Käsittelyperuste on yhdistyksen käyttötarkoituksiin perustuva oikeutettu etu ja asiakkaiden osalta jäsenyys.

4. Käsiteltävät henkilötiedot
Rekisterissä käsitellään yhdistyksen jäsenten henkilö- ja yhteystietoja sekä muita jäsenyyteen liittyviä tarpeellisia tietoja. Näitä tietoja ovat:
- Rekisteröidyn etu- ja sukunimi
- Rekisteröidyn kotipaikka
- Rekisteröidyn sähköpostiosoite
- Rekisteröidyn puhelinnumero
- Rekisteröidyn jäsennumero
- Rekisteröidyn syntymäaika / henkilötunnus
- Rekisteröidyn ammattinimike

5. Säännönmukaiset tietolähteet
Henkilötietoja kerätään rekisteröidyltä itseltään.

6. Henkilötietojen suojaaminen ja tietoturva
Digitaalisesti käsiteltävät henkilötiedot on suojattu ja tallennettu yhdistyksen järjestelmään, johon on rajattu pääsy vain sellaisilla henkilöillä, jotka tarvitsevat kyseisiä tietoja työtehtäviensä hoitamiseksi. Kyseisillä henkilöillä on käytössään rajatut henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat. Henkilötiedot on suojattu ulkopuoliselta käytöltä ja jäsentietojen käyttöä valvotaan.
 
7. Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on lähtökohtaisesti oikeus soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti, milloin tahansa:
- saada tieto henkilötietojensa käsittelystä
- saada pääsy omiin tietoihinsa ja tarkastaa itseään koskevat yhdistyksen käsittelemät henkilötiedot
- vaatia epätarkan ja virheellisen henkilötiedon oikaisua ja tietojen täydentämistä
- vaatia henkilötietojensa poistamista
- peruuttaa suostumuksensa ja kieltää henkilötietojensa käsittelyä siltä osin kuin henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen
Rekisteröidyn tulee esittää edellä mainitun oikeuden toteuttamista koskeva pyyntö kirjallisesti. Yhdistys voi kieltäytyä pyynnön toteuttamisesta sovellettavassa laissa säädetyllä perusteella.

8. Henkilötietojen säilytysaika
Henkilötiedot säilytetään rekisterissä niin kauan kuin rekisteröity on yhdistyksen jäsen. Jäsenyyden päättymisen jälkeen henkilötietoja säilytetään jäsenyyden päättymisestä vähintään yhden vuoden yhdistyksen oikeutetun edun perusteella, ts. mahdollisiin oikeusvaateisiin puolustautumisen takia (KKO 2017:15). Henkilötiedot voidaan säilyttää myös tätä kauemmin, jos sovellettava lainsäädäntö tai yhdistyksen sopimusvelvoitteet kolmansia kohtaan, kuten verottaja, edellyttävät pidempää säilytysaikaa.

9. Oikeus valittaa valvontaviranomaiselle
Jokaisella rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus asianomaiselle valvontaviranomaiselle taikka sen Euroopan unionin jäsenvaltion valvontaviranomaiselle, jossa rekisteröidyn asuinpaikka tai työpaikka sijaitsee, mikäli rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojaan ei ole käsitelty soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.

10. Yhteydenotot
Rekisteröidyn oikeuksien käyttämistä koskevat pyynnöt, kysymykset tästä tietosuojaselosteesta ja muut yhteydenotot tulee tehdä sähköpostitse puheenjohtajan osoitteeseen puheenjohtaja@terveydenhuollonsihteerit.fi.
Rekisteröity voi myös ottaa yhteyttä henkilökohtaisesti tai kirjallisesti alla olevaan osoitteeseen:
Terveydenhuollon Sihteerit ry

11. Muutokset tähän tietosuojaselosteeseen
Tätä tietosuojaselostetta päivitetään aika ajoin esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa. Tämä tietosuojaseloste on viimeksi päivitetty 4.12.2023.